5 Omstilling og fornying

En stadig mer digital hverdag

Arbeidet med digitale tjenester var høyt prioritert i 2013. Kommunen hadde flere prosjekter innen arkiv og IKT som skal gi bedre innbyggerservice og styrkede vilkår for en effektiv og papirløs saksbehandling, samt dialog og åpenhet. Utvikling av helhetlige styringsverktøy hadde også i fjor kontinuerlig oppmerksomhet. Høsten 2013 ble kommunens strategi for velferdsteknologi ferdigstilt. Visjonen er «selvstendig, trygg og aktiv», og hovedmålet er at velferdsteknologien skal bli en naturlig del av tjenestetilbudet.

5.1 Styring

Balansert mål- og resultatstyring#5.1.1

Stavanger kommunes overordnede styringsprinsipp bygger på balansert mål og resultatstyring. Tjenestene skal leveres i samsvar med fastsatte mål, innenfor gjeldende lover, vedtatte budsjettrammer og interne retningslinjer.

Kommunens styringsverktøy er under oppgradering og vil bli tatt i bruk i 2014. Stavanger kommune er i gang med tilrettelegging av driftsdata fra fagsystemene i en datavarehusløsning. Datavarehusløsningen vil bedre kvaliteten på styringsinformasjon og forenkle arbeidet med strategiske analyser og oppfølging av omstillingsprosesser. Så langt er data fra økonomisystemet, HR-systemet og helse- og omsorgssystemet lastet inn i løsningen. Arbeidet med kvalitetsutvikling og tilrettelegging av driftsdata vil fortsette i 2014.

Internkontroll og risiko#5.1.2

Kap5_fyll1

Internkontroll og risikostyring er et område for kontinuerlig oppmerksomhet. Arbeidet med å styrke den sektorovergripende internkontrollen er startet.  Kommunen deltok på to samlinger om internkontroll i store kommuner arrangert av KS, og i antikorrupsjonsnettverk arrangert av KS og Transparency International i 2013. Disse samlingene har bidratt til kompetanseutvikling på tvers av deltakerkommunene.

Målet er å utvikle en sektorovergripende internkontroll som gir kommunen vesentlig styringsinformasjon, og som tilrettelegger for at kommunen har betryggende kontroll. Et viktig formål er å avdekke, følge opp og lære av eventuelle avvik. Arbeidet med den sektorovergripende internkontrollen skal i størst mulig grad foregå på eksisterende arenaer og gjenbruke eksisterende styringsinformasjon.

Internkontroll er tema på Lederskolen, som inngår i kommunens lederutviklingsprogram. Den administrative styringsmodellen danner utgangspunkt for internkontroll ved å gi oversikt og grunnlag for oppfølging. Det er utarbeidet delegeringsreglement, finansreglement, håndbøker, strategier og etisk standard i tillegg til at det gjennomføres brukerundersøkelser. I tertialrapportene synliggjøres internkontrollen ved at viktig og vesentlig styringsinformasjon blir belyst. Arbeidet med å lage en tematabell for oppfølging av status for handlingspunktene i teksten i det innledende kapittelet i Handlings- og økonomiplanen har startet.

Innenfor de ulike tjenesteområdene gjennomføres internkontroll ved hjelp av system, rutiner og rapporter som er tilpasset fagområdene.

Eierstyring#5.1.3

Stavanger kommunes eierskapspolitikk uttrykkes hovedsakelig gjennom eierskapsmeldingen som skal revideres minimum én gang i valgperioden. Eierskapspolitikken innbefatter alle prinsipper, retningslinjer og strategier som regulerer kommunens eieroppfølging og selskapenes virksomhet. Bystyret behandlet høsten 2013 en revidert versjon av eierskapsmeldingen. Stavanger kommune arbeider også kontinuerlig med å utvikle og revidere selskapsspesifikke eierstrategier. I 2013 ble det igangsatt et arbeid med eierstrategier for Brannvesenet Sør-Rogaland IKS og Forus Næringspark AS.

5.2 Digital kommune

Det skal være enkelt å kontakte Stavanger kommune når den enkelte selv måtte ønske det.  God utvikling og forvaltning av digitale tjenester er høyt prioritert for å bedre den elektroniske kommunikasjonen med innbyggere og næringslivet.

Høsten 2013 ble det etablert en egen koordineringsgruppe for digital innbyggerservice. Gruppens overordnete mandat er å forsere arbeidet med å utvikle selvbetjeningsløsninger. Gruppen består av representanter fra alle tjenesteområdene, inkludert Sølvberget KF, og gjennomgår og gir innspill til pågående prosjekter som angår digital innbyggerservice. Den anbefaler videre satsingsområder, og foreslår organisering for gjennomføring. Prioriterte områder framover er SvarUT (digital postforsendelse), økt antall e-skjemaløsninger og automatisk byggekartproduksjon.

Gjennomføring av IKT- strategien#5.2.1

Kap5_fyll2

Stavanger kommune har tre hovedmål for IKT-satsingen:

  1. IKT skal bidra til åpenhet og dialog
  2. IKT skal bidra til effektivitet
  3. IKT skal bidra til håndtering av sosiale, miljømessige og økonomiske bærekraftutfordringer

Evaluering av IKT-strategien er i gang. Høsten 2013 ble Capgemini engasjert for en ekstern gjennomgang av kommunens IKT-strategi. Både innhold og etterlevelse i organisasjonen ble vurdert. Evalueringen konkluderte med at Stavanger kommune har gjort riktige strategiske valg og gjennomført store, viktige prosjekter på en effektiv måte. IKT-strategien har fungert etter hensikten, og i all hovedsak er punktene fra strategien oppfylt.

I tråd med IKT-strategien ble alle skolene lagt over på plattformen Windows 7. Med dette har skolene fått en moderne infrastruktur med økt driftssikkerhet og stabilitet. FEIDE (Felles Elektronisk IDEntitet) er også på plass for skolene. Det medførte en forenkling for elevene med hensyn til antall brukernavn og passord.

Samhandlingsløsningen Lync tilbys nå også til enheter utenfor kommunens hovedsentralbord. Rogaland revisjon IKS og Stavanger kulturhus tok i 2013 i bruk løsningen.

Flere av fjorårets prosjekter kan knyttes til kommunens mål om åpenhet og dialog. Byggesaksavdelingen ble med i et pilotprosjekt (SvarUt) som skal gi innbyggere og næringsliv elektroniske svar/meldinger i byggesaker. Videre ble løsningen IST Hypernet etablert, og kom i drift ved årsskiftet. Med Hypernet kan innbyggerne søke elektronisk om plass i barnehage og SFO, og de får innsyn i egen saksgang. Løsningen bedrer kommunikasjonen mellom hjem og skole/SFO/barnehage.

Som grunnlag for å utarbeide en overordnet digitaliseringsstrategi er det etablert et samarbeid på tvers av organisasjonen. Strategien skal ta utgangspunkt i nasjonale føringer og gi retningslinjer for andre kommunale planer – som for eksempel ny IKT-strategi. I tillegg er det ansatt en egen IT-arkitekt for digitale innbyggertjenester.

Stavanger kommune søker samarbeid utover kommunegrensene, og samarbeidet med Rennesøy kommune går godt. I tillegg ønsker Stavanger å påvirke nasjonal IKT-utvikling – og deltar blant annet i det KS-initierte programmet KommIT. Rådmannen sitter i programstyret og flere rådgivere deltar i KommIT sine undergrupper. Gjennom arbeidet i for eksempel arkitekturgruppa bidrar Stavanger kommune til standardisering, utvikling og gjenbruk av felles IKT-komponenter for hele kommunesektoren. Snart ferdigstiller gruppa en arkitekturguide som skal få kommune-Norge til å bevege seg i samme retning. Et annet eksempel på deres arbeid er SvarUt som Stavanger nå drar nytte av gjennom egne prosjekter – en komponent som gjør digital post til innbyggere og næringsliv mulig.

Effektiv saksbehandling, papirløst arkiv og digitalisering av papirarkiver og kulturarven#5.2.2

Effektivisering av sak/arkivsystemet

Sentralarkivet har i 2013 videreført arbeidet med å effektivisere saksbehandlingen. Dette er gjort ved å tilrettelegge for integrering av sakarkivsystemet ESA (Edb Sak og Arkiv) med andre elektroniske fagsystemer og elektroniske skjema. I 2013 ble integrasjonsarbeid og testing gjennomført mot

  • Mercell (nytt innkjøps- og kontraktoppfølgingssystem)
  • Hypernet for barnehage og SFO, (nytt system for behandling av søknader til SFO og barnehager)

Utrulling av e-skjema med direkte integrasjon mot ESA til virksomheter i kommunen ble videreført og 4 nye skjema ble tatt i bruk i 2013:

  • Søknad om anleggstilskudd
  • Søknad om støtte til større idrettsarrangement
  • Søknad om salgs- og reklamerettigheter ved kommunale idrettsanlegg
  • Søknad om tilskudd til administrativ stilling i idrettslag

Samtidig ble anskaffet SvarUt, en modul for sikker digital postforsendelse direkte til innbyggerne og næringslivet. En ny versjon av ESA (7.0i) ble installert i test for å legge til rette for SvarUt høsten 2013. Arbeidet med prosjektmandatet for SvarUt startet i desember. Byggesaksavdelingen ble utpekt til å være pilot for test av løsningen før den går i drift 2014.

Planlagt oppgradering av ESA til ny versjon 8 ble skrinlagt, da denne versjonen ikke vil bli ferdig før i 2014. Overgangen til fullelektronisk og papirløst arkiv ble likevel gjennomført for store deler av kommunen fra 1. mai, og omfattet alle brukere av ESA.  Dette var et viktig skritt i retning av «den digitale kommunen» og ble godt mottatt av brukerne; saksbehandlere og ledere så vel som arkivtjenesten. Overgangen til papirløst arkiv førte til økt oppmerksomhet på arkivtjenestene og til en kvalitetsforbedring på det digitale arkivmaterialet. Det resulterte også i en økt bruk av sak-arkivsystemet, med påfølgende betydelig økning i dokumentfangst.

Parallelt med arbeidet for å effektivisere ESA, gikk arbeidet med å erstatte systemet med et nytt sak-arkivsystem. Konkurransegrunnlaget ble sendt ut i august. De første forhandlingene mot leverandørene startet i desember og planlegges avsluttet i februar/mars 2014.

Utrulling av sakarkivsystemet til hele kommunen

Utrulling av ESA til resterende virksomheter i kommunen ble stoppet, da ny versjon 8 av systemet ble kansellert. Utrulling av sak-arkiv til hele kommunen ble dermed utsatt i påvente av nytt system.

Digitalisering

Kap5_fyll3

Det er etablert et prosjekt for digitalisering av papirbasert arkivmateriale – materiale som er i jevnlig bruk blant ansatte og mye etterspurt av publikum. I første omgang omfatter dette digitalisering av byggesaker, målebrev og plansaker. Digitaliseringsprosjektet har en stipulert kostnadsramme på kr 27,5 mill. Det er ventet at prosjektet vil ha store gevinster, både internt i kommunen og i form av bedre digitale tjenester til virksomheter og innbyggere.

Byarkivet har fortsatt med å digitalisere og gjøre tilgjengelig kulturhistoriske dokumenter. Det ble kjøpt inn utstyr, og fire prosjektmedarbeidere ble ansatt for å gjennomføre dette arbeidet. En digital katalog over arkivbestanden i byarkivet er under utarbeiding.

Materiale med stor bruksverdi blir prioritert. Det omfatter først og fremst fotosamlinger med eiendomsinformasjon, arkitekttegninger som supplerer byggesaksmappene, reguleringsplaner, skattetakstkort for eiendommer og materiale til slektsgransking (kommunale folketellinger med mer).

Digitalisert i 2013FotoTegningerAnnet
Antall11 6786 49938 784
Tabell. 5.1 Papirbasert arkivmateriale digitalisert i 2013
Last ned tabelldata (Excel)

I 2013 ble det i regi av prosjektet Digital katalog lagt inn 429 arkiver i katalogverktøyet ASTA. Materialet fra tidligere Hetland og Madla kommune ble i løpet av året ferdigregistrert i sin helhet. Arkivene er søkbare via internett på www.arkivportalen.no. Portalen er et viktig bidrag for å gjøre arkivene mer tilgjengelige for allmennheten og tilrettelegge for økt bruk av materialet i undervisning og forskning.

Nytt lønns- og personalsystem (LØP)#5.2.3

Prosjektet for nytt lønns- og personalsystem er avsluttet. Sluttrapporten ble vedtatt av administrasjonsutvalget januar 2014.  Stavanger kommune har med det nye verktøyet fått et samlet og moderne lønns- og personalsystem, som dekker de fleste krav kommunen satte for prosjektet. De kommunale foretakene har også tatt i bruk den nye lønnsmodulen. Det er etablert en egen drifts- og utviklingsfunksjon for funksjonalitet og effektiv bruk av systemet. De kommunale foretakene har tatt i bruk lønnsmodulen mens personalmodulen rulles ut.

Digital byggesaksbehandling#5.2.4

Utarbeidingen av rutiner for papirløs byggesaksbehandling er sluttført. Fullelektronisk papirløs byggesaksbehandling ble innført sammen med øvrige avdelinger 1. mai.

Energiøkonomisering#5.2.5

Gjennom omstillingsprosjektet Energiledelse har Stavanger eiendom 46 eiendommer som det rapporteres på årlig. Totalt driftet seksjonen ved utgangen av året 63 eiendommer. Volumet økte med 8 eiendommer i 2013. Resultat av sentralstyring er gjengitt i tabellen under.

År2010201220132012 vs 2013
Årsforbruk (KWh)44 880 81740 171 10137 110 245
Endring - reelt forbruk-10,5 %-17,3 %-7,6 %
Graddags-korrigert41 379 09839 280 77936 700 140
Areal (m2 BTA)232 915233 795232 418
Graddagskorrigert endring 2010-5,1 %-11,3 %-6,6 %
Tabell 5.2 Energiresultat for 46 bygg som inngår i omstillingsprosjektet, sammenlignet mot referanseåret 2010.
Last ned tabelldata (Excel)

Prosjektets fase 1 (46 eiendommer) hadde mål om en energireduksjon på 10 prosent i 2012 (sammenlignet mot referanseåret 2010), og nye 3 prosent de neste 5 årene – totalt 25 prosent i en 5-års periode. For 2012 var resultatet 10,5 prosent reduksjon i reelt forbruk, og 5,1 prosent etter gradagskorrigering. Gradagskorrigerte tall vil si at forbrukstall på energi er justert i forhold til en middeltemperatur slik at sammenligning av tall fra år til år er mulig. Som referanse for justeringene brukes en 30-års periode (1980-2010) der døgnmiddelverdien for temperatur brukes for å justere forbruket opp eller ned. Har det vært et mildere klima enn referansen justeres forbruket opp, kaldere klima justeres forbruket ned. Graddagskorrigerte tall sier derfor ikke noe om det virkelige forbruket, men hvor godt eller dårlig byggene driftes i forhold til utetemperaturen.  Tilsvarende for 2013, målt mot referanseåret 2010, er 10, 5 prosent og 11,3 prosent gradagskorrigert. Endring fra 2012 til 2013 er på 7,6 prosent reelt forbruk og 6,6 prosent etter gradagskorrigering. Dette utgjør en besparelse på 7,777 MWh på 2 år, og gradagskorrigert er reduksjonen 4,678 MWh.

Dette resultatet er tilfredsstillende, men en vil jobbe systematisk for å nå målet om 25 prosent reduksjon i 2016 (sammenlignet med referanseåret 2010).

5.3 Omstillingsutfordringer og -prosjekter

Ny aktiv eldrepolitikk#5.3.1

Ny aktiv eldresatsing Leve HELE LIVET ble videreutviklet i 2013. Utprøving av delprosjekt Hverdagsrehabilitering startet i Madla bydel 1. november 2012 og ble avsluttet 30. april 2013. I pilotutprøvingen ble det tatt i bruk ulike måleverktøy, i form av fysiske tester og spørreskjema for at effekten av rehabilitering kan evalueres. Resultat fra pilotutprøvingen viser et betydelig funksjonsløft for de fleste brukerne. Kommunalstyret for levekår vedtok i september, på bakgrunn av evalueringsrapporten, å utvikle hverdagsrehabilitering som bydekkende tjeneste ved Madla hjemmebaserte tjenester.

Samhandlingsreformen#5.3.2

Samhandlingsreformen og samarbeidsavtalene inngått med Helse Stavanger HF har i noen grad påvirket helse- og omsorgstjenestene i Stavanger kommune. Samarbeidet med spesialisthelsetjenesten og meldingsutvekslingen fungerer bedre, og det tilrettelegges for god pasientflyt. Det har vært stor oppmerksomhet på samhandlingsreformen og hvilke effekter den har på tjenesteområdene. Dette er en retningsreform og den vil derfor påvirke eksisterende tjenester. Det kan være utfordrende å vurdere reformens betydning for utviklingen, både på folkehelseområdet og i helse- og omsorgstjenestene.

Velferdsteknologi#5.3.3

Strategien for implementering av velferdsteknologi ble ferdigstilt høsten 2013, og gjelder for perioden 2014-2017. Strategien gir føringer for kommunens satsing innen velferdsteknologi og har følgende visjon: Selvstendig, trygg og aktiv. Hovedmålet er at velferdsteknologien skal bli en naturlig del av tjenestetilbudet. Teknologien skal bidra til trygghet og mestring for brukere, bedre kvalitet på tjenestene og bedre arbeidsforhold og arbeidsmiljø. I tillegg skal den være ressursbesparende.

Stavanger kommune deltar i nasjonalt program for utvikling og implementering av velferdsteknologi i omsorgstjenestene. Programmet startet i november 2013. Hovedmålet er at velferdsteknologien skal benyttes som en integrert del av tjenestetilbudet til omsorgstjenestene innen 2020. Kommunen har fått tildelt midler til utvikling og utprøving av trygghetspakker for hjemmeboende. Målet er å se om løsningene kan bidra til trygghet og selvstendighet i eget hjem.

Øvrige prosjekter innen velferdsteknologi har fulgt prosjektplanen.

Anskaffelser i kommunen#5.3.4

Nye verktøy implementeres og prosesser, oppfølging, opplæring og informasjon forbedres kontinuerlig. De ulike verktøyene for konkurransegjennomføring, avtaleoppfølging og analyse som kommunen nå tar i bruk, bidrar til mer effektive prosesser, bedre internkontroll og bedre informasjon. Dette gjelder både eksisterende avtaler og nye avtaleområder.  Analyseverktøyet Statistical Analysis System, SAS, ble innført høsten 2013. Verktøyet gir en detaljert oversikt over kommunens innkjøp, leverandører og lojalitet til inngåtte avtaler. På den måten får virksomhetene hjelp til å gjøre mest mulig økonomiske innkjøp.

Gjennom økt satsing på kurs, informasjon og nye bestillingsmåter jobbes det med å lede kommunens bestillinger over på E-handel. Fra 2012 til 2013 økte antall ordre på E-handel med 15 prosent.

5.4 Forskning og utvikling (FOU)

Storbyforskning#5.4.1

Storbyene har spesielle utfordringer som det er viktig å belyse gjennom forskning. De fem storbyene (Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger og Kristiansand) samt KS samarbeider for å øke kunnskapen om storbyspørsmål. Samarbeidspartnerne er også pådrivere for gjennomføring av aktuell, relevant og nyttig forskning.

Stavanger kommune har i 2013 vært prosjektførende by for to forskningsprosjekter med en samlet ramme på kr 1,8 mill. (eks. moms). Prosjektet Evaluering av kommunale boligvirkemidler er i hovedsak gjennomført og sluttrapport leveres våren 2014. Forskningsprosjektet Verdiskapingsevnen i storbyregionene startet opp høsten 2013. Storbyforskningsprogrammet avlegger egen årsmelding.

Smarter City Challenge og andre forskningsprosjekter#5.4.2

Stavanger var en av 31 byer som i 2013 mottok et Smarter City Challenge-stipend fra IBM. I en periode på tre uker gjennomførte IBM 60 intervjuer. Intervjuene dannet grunnlag for anbefalinger til kommunens strategi for ny aktiv eldresatsing innen seks kategorier: kommunikasjon, styring og administrasjon, sosialt og politisk, levering av helse – og omsorgstjenester, økonomi og finansiering og teknologi.

Kap8_fyll3

Melding om universitetsbyen Stavanger er sluttbehandlet. Meldingen har et eget kapittel om forskning og innovasjon som skal følges opp i et samarbeid mellom kommunen og forskningsmiljøene.

Det er tatt initiativ til å styrke innsatsen innen fornying og innovasjon gjennom økt deltagelse i internasjonale prosjekter og nettverk. Dette er nærmere omtalt i kapittelet om samfunn og miljø.

Denne siden ble sist oppdatert 12. September 2014, 14:01.

Gå til 4 Brukermedvirkning og innbyggerdeltakelse Gå til 6 Organisasjonsutvikling og arbeidsgiverpolitikk