Stavanger kommune har tre hovedmål for IKT-satsingen:

1. IKT skal bidra til åpenhet og dialog
2. IKT skal bidra til effektivitet
3. IKT skal bidra til håndtering av sosiale, miljømessige og økonomiske bærekraftutfordringer

Evaluering av IKT-strategien er i gang. Høsten 2013 ble Capgemini engasjert for en ekstern gjennomgang av kommunens IKT-strategi. Både innhold og etterlevelse i organisasjonen ble vurdert. Evalueringen konkluderte med at Stavanger kommune har gjort riktige strategiske valg og gjennomført store, viktige prosjekter på en effektiv måte. IKT-strategien har fungert etter hensikten, og i all hovedsak er punktene fra strategien oppfylt.

I tråd med IKT-strategien ble alle skolene lagt over på plattformen Windows 7. Med dette har skolene fått en moderne infrastruktur med økt driftssikkerhet og stabilitet. FEIDE (Felles Elektronisk IDEntitet) er også på plass for skolene. Det medførte en forenkling for elevene med hensyn til antall brukernavn og passord.

Samhandlingsløsningen Lync tilbys nå også til enheter utenfor kommunens hovedsentralbord. Rogaland revisjon IKS og Stavanger kulturhus tok i 2013 i bruk løsningen.

Flere av fjorårets prosjekter kan knyttes til kommunens mål om åpenhet og dialog. Byggesaksavdelingen ble med i et pilotprosjekt (SvarUt) som skal gi innbyggere og næringsliv elektroniske svar/meldinger i byggesaker. Videre ble løsningen IST Hypernet etablert, og kom i drift ved årsskiftet. Med Hypernet kan innbyggerne søke elektronisk om plass i barnehage og SFO, og de får innsyn i egen saksgang. Løsningen bedrer kommunikasjonen mellom hjem og skole/SFO/barnehage.

Som grunnlag for å utarbeide en overordnet digitaliseringsstrategi er det etablert et samarbeid på tvers av organisasjonen. Strategien skal ta utgangspunkt i nasjonale føringer og gi retningslinjer for andre kommunale planer – som for eksempel ny IKT-strategi. I tillegg er det ansatt en egen IT-arkitekt for digitale innbyggertjenester.

Stavanger kommune søker samarbeid utover kommunegrensene, og samarbeidet med Rennesøy kommune går godt. I tillegg ønsker Stavanger å påvirke nasjonal IKT-utvikling – og deltar blant annet i det KS-initierte programmet KommIT. Rådmannen sitter i programstyret og flere rådgivere deltar i KommIT sine undergrupper. Gjennom arbeidet i for eksempel arkitekturgruppa bidrar Stavanger kommune til standardisering, utvikling og gjenbruk av felles IKT-komponenter for hele kommunesektoren. Snart ferdigstiller gruppa en arkitekturguide som skal få kommune-Norge til å bevege seg i samme retning. Et annet eksempel på deres arbeid er SvarUt som Stavanger nå drar nytte av gjennom egne prosjekter – en komponent som gjør digital post til innbyggere og næringsliv mulig.

Effektivisering av sak/arkivsystemet

Sentralarkivet har i 2013 videreført arbeidet med å effektivisere saksbehandlingen. Dette er gjort ved å tilrettelegge for integrering av sakarkivsystemet ESA (Edb Sak og Arkiv) med andre elektroniske fagsystemer og elektroniske skjema. I 2013 ble integrasjonsarbeid og testing gjennomført mot

• Mercell (nytt innkjøps- og kontraktoppfølgingssystem)
• Hypernet for barnehage og SFO, (nytt system for behandling av søknader til SFO og barnehager)

Utrulling av e-skjema med direkte integrasjon mot ESA til virksomheter i kommunen ble videreført og 4 nye skjema ble tatt i bruk i 2013:

• Søknad om anleggstilskudd
• Søknad om støtte til større idrettsarrangement
• Søknad om salgs- og reklamerettigheter ved kommunale idrettsanlegg
• Søknad om tilskudd til administrativ stilling i idrettslag

Samtidig ble anskaffet SvarUt, en modul for sikker digital postforsendelse direkte til innbyggerne og næringslivet. En ny versjon av ESA (7.0i) ble installert i test for å legge til rette for SvarUt høsten 2013. Arbeidet med prosjektmandatet for SvarUt startet i desember. Byggesaksavdelingen ble utpekt til å være pilot for test av løsningen før den går i drift 2014.

Planlagt oppgradering av ESA til ny versjon 8 ble skrinlagt, da denne versjonen ikke vil bli ferdig før i 2014. Overgangen til fullelektronisk og papirløst arkiv ble likevel gjennomført for store deler av kommunen fra 1. mai, og omfattet alle brukere av ESA.  Dette var et viktig skritt i retning av «den digitale kommunen» og ble godt mottatt av brukerne; saksbehandlere og ledere så vel som arkivtjenesten. Overgangen til papirløst arkiv førte til økt oppmerksomhet på arkivtjenestene og til en kvalitetsforbedring på det digitale arkivmaterialet. Det resulterte også i en økt bruk av sak-arkivsystemet, med påfølgende betydelig økning i dokumentfangst.

Parallelt med arbeidet for å effektivisere ESA, gikk arbeidet med å erstatte systemet med et nytt sak-arkivsystem. Konkurransegrunnlaget ble sendt ut i august. De første forhandlingene mot leverandørene startet i desember og planlegges avsluttet i februar/mars 2014.

Utrulling av sakarkivsystemet til hele kommunen

Utrulling av ESA til resterende virksomheter i kommunen ble stoppet, da ny versjon 8 av systemet ble kansellert. Utrulling av sak-arkiv til hele kommunen ble dermed utsatt i påvente av nytt system.

Digitalisering

Det er etablert et prosjekt for digitalisering av papirbasert arkivmateriale – materiale som er i jevnlig bruk blant ansatte og mye etterspurt av publikum. I første omgang omfatter dette digitalisering av byggesaker, målebrev og plansaker. Digitaliseringsprosjektet har en stipulert kostnadsramme på kr 27,5 mill. Det er ventet at prosjektet vil ha store gevinster, både internt i kommunen og i form av bedre digitale tjenester til virksomheter og innbyggere.

Byarkivet har fortsatt med å digitalisere og gjøre tilgjengelig kulturhistoriske dokumenter. Det ble kjøpt inn utstyr, og fire prosjektmedarbeidere ble ansatt for å gjennomføre dette arbeidet. En digital katalog over arkivbestanden i byarkivet er under utarbeiding.

Materiale med stor bruksverdi blir prioritert. Det omfatter først og fremst fotosamlinger med eiendomsinformasjon, arkitekttegninger som supplerer byggesaksmappene, reguleringsplaner, skattetakstkort for eiendommer og materiale til slektsgransking (kommunale folketellinger med mer).

I 2013 ble det i regi av prosjektet Digital katalog lagt inn 429 arkiver i katalogverktøyet ASTA. Materialet fra tidligere Hetland og Madla kommune ble i løpet av året ferdigregistrert i sin helhet. Arkivene er søkbare via internett på www.arkivportalen.no. Portalen er et viktig bidrag for å gjøre arkivene mer tilgjengelige for allmennheten og tilrettelegge for økt bruk av materialet i undervisning og forskning.

Prosjektet for nytt lønns- og personalsystem er avsluttet. Sluttrapporten ble vedtatt av administrasjonsutvalget januar 2014.  Stavanger kommune har med det nye verktøyet fått et samlet og moderne lønns- og personalsystem, som dekker de fleste krav kommunen satte for prosjektet. De kommunale foretakene har også tatt i bruk den nye lønnsmodulen. Det er etablert en egen drifts- og utviklingsfunksjon for funksjonalitet og effektiv bruk av systemet. De kommunale foretakene har tatt i bruk lønnsmodulen mens personalmodulen rulles ut.

Utarbeidingen av rutiner for papirløs byggesaksbehandling er sluttført. Fullelektronisk papirløs byggesaksbehandling ble innført sammen med øvrige avdelinger 1. mai.

Gjennom omstillingsprosjektet Energiledelse har Stavanger eiendom 46 eiendommer som det rapporteres på årlig. Totalt driftet seksjonen ved utgangen av året 63 eiendommer. Volumet økte med 8 eiendommer i 2013. Resultat av sentralstyring er gjengitt i tabellen under.

Prosjektets fase 1 (46 eiendommer) hadde mål om en energireduksjon på 10 prosent i 2012 (sammenlignet mot referanseåret 2010), og nye 3 prosent de neste 5 årene – totalt 25 prosent i en 5-års periode. For 2012 var resultatet 10,5 prosent reduksjon i reelt forbruk, og 5,1 prosent etter gradagskorrigering. Gradagskorrigerte tall vil si at forbrukstall på energi er justert i forhold til en middeltemperatur slik at sammenligning av tall fra år til år er mulig. Som referanse for justeringene brukes en 30-års periode (1980-2010) der døgnmiddelverdien for temperatur brukes for å justere forbruket opp eller ned. Har det vært et mildere klima enn referansen justeres forbruket opp, kaldere klima justeres forbruket ned. Graddagskorrigerte tall sier derfor ikke noe om det virkelige forbruket, men hvor godt eller dårlig byggene driftes i forhold til utetemperaturen.  Tilsvarende for 2013, målt mot referanseåret 2010, er 10, 5 prosent og 11,3 prosent gradagskorrigert. Endring fra 2012 til 2013 er på 7,6 prosent reelt forbruk og 6,6 prosent etter gradagskorrigering. Dette utgjør en besparelse på 7,777 MWh på 2 år, og gradagskorrigert er reduksjonen 4,678 MWh.

Dette resultatet er tilfredsstillende, men en vil jobbe systematisk for å nå målet om 25 prosent reduksjon i 2016 (sammenlignet med referanseåret 2010).