Effektivisering av sak/arkivsystemet

Sentralarkivet har i 2013 videreført arbeidet med å effektivisere saksbehandlingen. Dette er gjort ved å tilrettelegge for integrering av sakarkivsystemet ESA (Edb Sak og Arkiv) med andre elektroniske fagsystemer og elektroniske skjema. I 2013 ble integrasjonsarbeid og testing gjennomført mot

• Mercell (nytt innkjøps- og kontraktoppfølgingssystem)
• Hypernet for barnehage og SFO, (nytt system for behandling av søknader til SFO og barnehager)

Utrulling av e-skjema med direkte integrasjon mot ESA til virksomheter i kommunen ble videreført og 4 nye skjema ble tatt i bruk i 2013:

• Søknad om anleggstilskudd
• Søknad om støtte til større idrettsarrangement
• Søknad om salgs- og reklamerettigheter ved kommunale idrettsanlegg
• Søknad om tilskudd til administrativ stilling i idrettslag

Samtidig ble anskaffet SvarUt, en modul for sikker digital postforsendelse direkte til innbyggerne og næringslivet. En ny versjon av ESA (7.0i) ble installert i test for å legge til rette for SvarUt høsten 2013. Arbeidet med prosjektmandatet for SvarUt startet i desember. Byggesaksavdelingen ble utpekt til å være pilot for test av løsningen før den går i drift 2014.

Planlagt oppgradering av ESA til ny versjon 8 ble skrinlagt, da denne versjonen ikke vil bli ferdig før i 2014. Overgangen til fullelektronisk og papirløst arkiv ble likevel gjennomført for store deler av kommunen fra 1. mai, og omfattet alle brukere av ESA.  Dette var et viktig skritt i retning av «den digitale kommunen» og ble godt mottatt av brukerne; saksbehandlere og ledere så vel som arkivtjenesten. Overgangen til papirløst arkiv førte til økt oppmerksomhet på arkivtjenestene og til en kvalitetsforbedring på det digitale arkivmaterialet. Det resulterte også i en økt bruk av sak-arkivsystemet, med påfølgende betydelig økning i dokumentfangst.

Parallelt med arbeidet for å effektivisere ESA, gikk arbeidet med å erstatte systemet med et nytt sak-arkivsystem. Konkurransegrunnlaget ble sendt ut i august. De første forhandlingene mot leverandørene startet i desember og planlegges avsluttet i februar/mars 2014.

Utrulling av sakarkivsystemet til hele kommunen

Utrulling av ESA til resterende virksomheter i kommunen ble stoppet, da ny versjon 8 av systemet ble kansellert. Utrulling av sak-arkiv til hele kommunen ble dermed utsatt i påvente av nytt system.

Digitalisering

Det er etablert et prosjekt for digitalisering av papirbasert arkivmateriale – materiale som er i jevnlig bruk blant ansatte og mye etterspurt av publikum. I første omgang omfatter dette digitalisering av byggesaker, målebrev og plansaker. Digitaliseringsprosjektet har en stipulert kostnadsramme på kr 27,5 mill. Det er ventet at prosjektet vil ha store gevinster, både internt i kommunen og i form av bedre digitale tjenester til virksomheter og innbyggere.

Byarkivet har fortsatt med å digitalisere og gjøre tilgjengelig kulturhistoriske dokumenter. Det ble kjøpt inn utstyr, og fire prosjektmedarbeidere ble ansatt for å gjennomføre dette arbeidet. En digital katalog over arkivbestanden i byarkivet er under utarbeiding.

Materiale med stor bruksverdi blir prioritert. Det omfatter først og fremst fotosamlinger med eiendomsinformasjon, arkitekttegninger som supplerer byggesaksmappene, reguleringsplaner, skattetakstkort for eiendommer og materiale til slektsgransking (kommunale folketellinger med mer).

Digitalisert i 2013	Foto	Tegninger	Annet
Antall	11 678	6 499	38 784

I 2013 ble det i regi av prosjektet Digital katalog lagt inn 429 arkiver i katalogverktøyet ASTA. Materialet fra tidligere Hetland og Madla kommune ble i løpet av året ferdigregistrert i sin helhet. Arkivene er søkbare via internett på www.arkivportalen.no. Portalen er et viktig bidrag for å gjøre arkivene mer tilgjengelige for allmennheten og tilrettelegge for økt bruk av materialet i undervisning og forskning.